Economiser 15.000 € avec l’outil SIGMA : DMAIC

Vous voulez suivre une formation qui apporte des bénéfices à votre société dès le premier jour de cours ? C’est possible chez The Lean Six Sigma Company ! Deux employés de la société néerlandaise « HTM Personenvervoer » ont passé à la loupe leur processus de facturation dans le cadre d’un exercice pratique au cours de notre formation Green Belt. Ils ont élaboré un plan d’amélioration et ont réalisé une réduction de coûts de 15.000 euros. Découvrez ci-dessous comment ça s’est passé.

Dans le cadre d’un exercice pratique de notre formation Green Belt, la société « HTM Personenvervoer » a voulu améliorer la qualité du processus de facturation, dont notamment le principe de la correspondance à trois voies ou « direct matching », afin de réduire ses coûts. L’objectif du projet était clair : viser à établir 80 % des factures de telle manière que celles-ci puissent être traitées immédiatement.

Pour qu’une facture soit immédiatement payable, il doit y avoir un « direct matching » ou une correspondance directe entre la commande, la réception et la facture. Si cette correspondance n’existe pas, cela demande plus de démarches administratives et donc plus de coûts afin de trouver la commande correspondante à la facture. Le « direct matching » du projet en question était estimé à 10 %. L’objectif était d’augmenter ce chiffre. Un pourcentage plus élevé signifie des coûts moindres de gestion des factures pour cette entreprise.

Cinq phases différentes

Au cours du projet, les participants utilisent l’outil DMAIC du Six Sigma : Define, Measure, Analyse, Improve et Control. Cette méthodologie du Lean Six Sigma a déjà porté ses fruits dans de nombreux projets.

Au cours de la phase « Define », les participants élaborent un Project Charter, dans lequel ils fixent le cadre et les objectifs du projet. Ils constituent également une équipe qui s’occupera du projet. Dans la phase « Measure », on commence par réaliser une mesure de référence basée sur les données actuelles. Dans cette phase, il est déjà possible de tirer les premières conclusions. Par exemple la constatation que certains services n’ont pas d’influence sur le processus.

Dans la phase “Analyse”, les participants reçoivent quelques outils présentés pendant notre formation pour déterminer les causes du faible pourcentage de « direct matching ». L’analyse du processus de facturation chez « HTM Personenvervoer » montre que le pourcentage de « direct matching » s’élève actuellement à 36%, ce qui est bien plus élevé que le pourcentage estimé à l’origine qui était de 10 % ! Dans la phase « Improve », les participants procèdent à un brainstorming pour arriver à un processus pilote dans lequel la solution optimale est déterminée et testée. Si tout le monde est satisfait, on poursuit avec la phase finale : la phase « Control ». Dans cette phase, l’équipe examine comment elle peut appliquer la solution à toute l’organisation. Les participants établissent également un plan de contrôle afin de pouvoir mesurer périodiquement le pourcentage de « direct matching » … et de le corriger si nécessaire.

Leadtime plus court

Grâce au projet Lean Six Sigma, le pourcentage de « direct matching » est dorénavant de 91 % chez HTM. En plus, le délai d’exécution du processus a été réduit de moitié, suite à l’introduction de cette nouvelle manière de travailler. L’approche collective du projet a d’ailleurs amélioré la collaboration entre les différents services. L’ensemble de ces améliorations a entraîné une réduction des coûts de €15.000. C’est un résultat dont les participants de la formation peuvent être fiers !

Lean Six Sigma, ça vous intéresse ?

Nous voudrions féliciter les participants de ce beau projet. Vous désirez également améliorer un processus dans votre entreprise ? N’hésitez pas à consulter notre guide de formations. Il y a des formations pour tous les niveaux.